Ytringsklima veien til god kommunikasjon?

Abstract

Denne prosjektoppgaven er en beskrivelse av utviklingsprosjektet vi har hatt under vårt studieår på nasjonal lederutdanning for primærhelsetjenesten på BI. Målet med prosjektet er at vi som ledere analyserer og kartlegger utfordringer som finnes i våre avdelinger. Vi benyttet oss av kvalitativ metode og startet prosjektet ved å intervjue informanter fra avdelingene vi er ledere for. Vi hadde to runder med intervjuer hvor vi i første runde hadde hovedfokus på å identifisere utfordringer og problemer. I neste runde foretok vi et dybdeintervju hvor vi forsøkte å snevre inn hvilke utfordringer det ville være mest hensiktsmessig for avdelingene som helhet å fokusere på. Vi kom da frem til problemstillingen “Hvordan tilrettelegge for å bedre ytringsklima og optimalisere kommunikasjonen mellom ansatte?” Basert på problemstillingen avholdt vi to workshops hvor vi benyttet oss av A3 modellen og gevinstavtrykk for å komme frem til tiltak. Vi evaluerte siden resultatene av tiltakene vi ble enige om for å se om vi hadde fått til noen endringer. Vi erfarte at det er viktig å involvere de ansatte så tidlig som mulig i endringsprosesser. Vi opplevde at deltakerne i dette prosjektet følte på et eierskap og at de ble naturlige aktører i arbeidet med å implementere tiltakene. Vi opplevde at det er svært nyttig at vi som ledere er aktive lyttere, reflekterer og stiller undrende spørsmål ved behov. Ved å involvere ansatte slik vi gjorde førte til en trygghet rund og annerkjennelse av egen kompetanse. Vi ser at selv om vi har oppnådd noen resultater som angår kommunikasjon og ytringsklima, har vi fremdeles en vei å gå. Endringer tar tid og det er mulig vi må gå flere runder for å komme i mål. Selv om vi oppfatter at det har oppstått en høyere grad av psykologisk trygghet innser vi at det kreves kontinuitet i arbeidet for at dette skal vedvare og holde seg stabilt. Noe av det mest overraskende med prosjektet var å se at det å jobbe med rutinene rundt journalføring hadde en indirekte medvirkning til bedring av både kommunikasjon, ytringsklima og psykologisk trygghet.