Videreutvikling og effektivisering av de lillas digitale løsninger og prosesser for å håndtere selskapets vekst

Abstract

Denne fordypningsoppgaven i kurset Forretningsutvikling og Teknologi er skrevet av to avgangsstudenter ved studieretningen Markedsføringsledelse ved Handelshøyskolen BI i Oslo. Oppgaven er et praktisk prosjekt skrevet i et samarbeid med håndverksaktøren De Lilla som har et mål om en gjennomsnittlig vekst på 25% i omsetning de neste fem årene. Vi har undersøkt i hvilken skala De Lilla er i ferd med å vokse seg ut av de digitale systemene de bruker i dag, og hvilke muligheter som ligger i eventuelle alternative løsninger. Vår problemstilling er derfor: Hvordan kan håndverksaktøren De Lilla videreutvikle og effektivisere sine digitale løsninger og prosesser for å håndtere konsekvensene av selskapets vekst - i et kortere og lengre perspektiv? Nåsituasjonsanalysen er basert på Bo Hjort Christensens virksomhetsarkitekturmodell. Gjennom analyser av hvert domeneområde finner vi at gapet mellom nåsituasjonen og den ønskede situasjonen er knyttet til svake koblinger mellom prosesser og systemer. Aktivitetene knyttet til kundekommunikasjon og ferdigstillelse av prosjekter kan forbedres. Noe manuelt arbeid knyttet til informasjonsflyt kan effektiviseres. Dagens system består av seks separate elementer som ikke er integrert, og dermed til hinder for optimal effektivitet i bedriften. Endring i de digitale løsningene kan redusere dette gapet. Gjennom “the software selection process” (Chaffey & White, 2011) har vi kommet frem til at den beste løsningen for De Lilla er en SaaS-løsning der de benytter Smartday og flere funksjoner i 24SevenOffice. Systemene er integrert. De Lilla vil fortsette å benytte Outlook, GoodNotes og ABAX, som vil være separate systemer. Løsningen er egnet til å skille mellom og tilpasse seg de ulike ansattes oppgaver, og tilbyr funksjoner som av de fem vurderte løsningene best dekker krav og behov i bedriften. Integrasjonen bidrar til å effektivisere intern og ekstern informasjonsflyt. I tillegg er løsningen godt egnet for skalering og støtter dermed opp under prosesser rundt videre vekst. Utfordringer ved løsningen vil være knyttet til at dette er standardløsninger der enkelte rutiner og prosesser i bedriften vil måtte tilpasses systemet. Gjennom en agil implementering vil man kunne sikre involvering fra sluttbrukerne, og dermed synliggjøre løsningens elementer.