Hvordan kan økt innsikt i kunders anskaffelsesprosesser bidra til styrket samsvar mellom Hatteland RamBase og kundenes behov?

Abstract

Følgende besvarelse er skrevet i samarbeid med Jakob Hatteland Computer, og tar for seg sentrale temaer innen innkjøp og informasjonsteknologi. Oppgavens formål er å tilføre oppdragsgiver økt forståelse av innkjøpsprosessene til sine kunder, samt hvordan disse prosessene samspiller med dagens versjon av deres Enterprise Resource Planning-system RamBase. Vi har i den forbindelse tatt utgangspunkt i følgende problemstilling: «Hvordan kan økt innsikt i kunders anskaffelsesprosesser bidra til styrket samsvar mellom Hatteland RamBase og kundenes behov?» Innledningsvis har vi gjort rede for den teoretiske forankringen som har bidratt til bedre forståelse og oversikt over problemområdet. Sentrale teorier innen temaene informasjonsteknologi, elektroniske anskaffelser, innkjøp og prosesskartlegging har dermed fungert som et grunnlag for oppgavens metodiske del. Ytterligere suppleringer i den forbindelse er blant annet hentet fra teoretikere som Arjan van Weele, Donald Waters, Robert Novack og Stephen Simco. På bakgrunn av at teorien ikke gav oss grunnlag til å besvare problemstillingen på en hensiktsmessig måte har vi innhentet primærdata fra tre kunder som benytter RamBase. Her har vi benyttet dybdeintervjuer, noe som står sentralt ved en kvalitativ tilnærming. Dybdeintervjuenes funn er så sammenlignet med hvordan dagens system er bygd opp, for å gi oppdragsgiver en god pekepinn på hvilke forbedringspotensialer som foreligger. De mest fremtredende funnene våre er blant annet tilknyttet en sentral funksjon i RamBase, nemlig leverandørhenvendelse. Samtlige intervjuobjekter benytter seg ikke av denne, noe vi anser som det mest betydningsfulle momentet ved våre funn. Det fremkommer også at det foreligger enkelte barrierer for kundene til å gjøre seg tilstrekkelig kjent med systemets funksjoner. Gjennom en omfattende refleksjon rundt dette momentet har vi kommet med anbefalinger til oppdragsgiver på hvordan de kan løse dette. Et ERP-system skal blant annet bidra til en mer effektiv kommunikasjonsflyt, noe vi føler introduksjonen av en leverandørmodul kan dekke. Ved å utvikle systemet slik at det i større grad støtter kommunikasjon med eksterne aktører, da spesielt leverandører, vil RamBase bedre kunne svare til kundenes behov. En anbefaling fra undertegnede er å implementere en modul hvor leverandører kan registrere sentral informasjon i et skjema som går automatisk inn i systemet. Vi mener dette kan bidra til at flyten i bedriftenes forsyningskjede forbedres ytterligere. Et annet sentralt funn som fremkommer av våre analyser er at ulike driftslogistikker tilsynelatende ikke er ensbetydende med betydelige forskjeller i innkjøpsprosessene. I tillegg ser vi at ledetid er en signifikant driver av hvordan innkjøpene prioriteres, noe som til vår kjennskap ikke fremkommer tydelig i de grunnleggende innkjøpsteoriene. Vi håper at funnene våre kan fungere som et utgangspunkt for Hattelands videre utvikling av RamBase, og at de dermed danner grunnlag for et system som bedre svarer til kundenes behov.