Lean Service for frigjøring av tid i en boligforvaltningsavdeling

Abstract

Formålet med denne oppgaven er å undersøke hvordan tidspresset til boligforvalterne i Kjeldsberg Eiendomsforvaltning kan lettes. Lettet tidspress har til hensikt å frigjøre tid til verdiskapende aktiviteter og redusere forekomsten av feil grunnet stress. Boligforvaltningsavdelingen har pr. dags dato ingen ledig kapasitet, og vi har derfor kommet frem til følgende problemstilling: «Hvordan kan Kjeldsberg Eiendomsforvaltnings boligforvaltningsavdeling frigjøre tid?» For å besvare problemstillingen har vi tilegnet oss relevant kunnskap innen Lean og tidsdreven aktivitetsbasert kostnadsanalyse. Tidsdreven aktivitetsbasert kostnadsanalyse benyttes som verktøy for å belyse effekten av Lean-tiltakene i form av tall. For å innhente relevant informasjon benyttes kvalitativ metode gjennom observasjon og dybdeintervjuer. I tillegg benyttes boligforvaltningens timeregistreringer for videre analyse og drøfting. I analysen fokuseres det på tidsbruk som medgår ved håndtering av et borettslag/sameie i løpet av et år. Ved hjelp av tidsdreven aktivitetsbasert kostnadsanalyse utarbeides en tidsligning for å illustrere dagens tidsbruk ved håndtering av et borettslag/sameie. I drøftingen presenteres åtte tiltak inspirert av Lean. I tillegg til tiltakene vurderes den tidsmessige effekten av å avvikle forvalternes fysiske deltakelse på årsmøter og bedre innføring av beboerportalen. Dette resulterer i endret tidsbruk i utførelse av aktiviteter, og følgelig en ny tidsligning. Resultatet av den nye ligningen viser at selv en marginal reduksjon i tidsbruk pr. borettslag/sameie, vil totalt sett gi betydelige tidsbesparelser i avdelingen. Konklusjonen vår er at avdelingen kan frigjøre tid dersom de implementerer Lean, avvikler deltakelse på årsmøter og lykkes med innføring av beboerportalen. Dette under forutsetning at Lean implementeres som en grunnleggende holdning hos de ansatte, slik at alle i avdelingen alltid har et fokus på kontinuerlig forbedring.