Hvordan kan kommunikasjon og informasjonsflyt ut mot interessentene optimalisere prosjektsuksess?

Abstract

Denne bacheloroppgaven tar for seg det såkalte utstillingsprosjektet til Offshore Northern Seas (ONS) som er et av ONS sine tre hovedpilarer under oljemessen som arrangeres i Stavanger. ONS er prosjekteier av utstillingen, og er i all hovedsak ansvarlig for utarbeidelse av strategi og salg av arrangement. Stavanger Forum er Norges ledende konferansesenter og er teknisk arrangør for delprosjektet. Formålet bygger på et behov for et møtepunkt for bedrifter som opererer i olje- og gassektoren, hvor bedrifter deltar for blant annet nettverksbygging, markedsføring og “lead capturing”. Kommunikasjon og informasjon er to sentrale tema som har stor innvirkning på prosjektets suksess. Messen har utstillere fra over 40 nasjoner, samt besøkende fra over 99 nasjoner. På bakgrunn av det ønsket vi å fokusere på kommunikasjonen og informasjonsflyten utad mot utstillerne, og se hvorvidt kulturelle forskjeller har en innvirkning. Dette la grunnlag for problemstillingen; «Hvordan kan kommunikasjon og informasjonsflyt ut mot interessentene optimalisere prosjektsuksess?» Vi valgte å konkretisere hovedproblemstillingen med en delproblemstilling; «Kan kulturforskjeller ha en innvirkning på prosjektsuksess?» Vi har løst oppgaven hovedsakelig i fem deler, hvor vi innledningsvis beskriver prosjektet og presenterer problemstillingene. Deretter tar vi for oss relevant teori om henholdsvis kulturelle forskjeller, kommunikasjon og informasjon. Videre har vi en metodedel hvor vi forklarer hvilken metode som er valgt og hvorfor denne er foretrukket. Under denne delen beskriver vi detaljert hvordan undersøkelsene er blitt gjort og kritikk vedrørende dette. Vi har innhentet informasjon ved hjelp av fire dybdeintervjuer, løpende kontakt med både prosjekteier i ONS og prosjektleder i Stavanger Forum, samt en spørreundersøkelse. I analysedelen utpekte følgende momenter seg: • Faktorer som kan vanskeliggjøre kontakten mellom partene. • Ulikheter ved kulturene som kan skape problemer. • Utfordringer knyttet til HMS, lover og regler. • Ineffektivitet når det gjelder kommunikasjonsplanleggingen. • Problemer knyttet til informasjonskanalene. • Informasjonen blir i noen tilfeller opplevd som overflødig. • Foreligger forbedringspotensialet knyttet til informasjonsplattformen. Foreligger forbedringspotensialet knyttet til informasjonen som blir formidlet under messen. Under analysedelen benytter vi relevant teori som er presentert under teoridelen til å analysere og diskutere. I oppgavens siste del presenterer vi en konklusjon og anbefaling på bakgrunn av funnene i analysen og teorien: • Skille bedriftene som er nye til messen fra de som har deltatt opptil flere ganger. • Strengere sanksjoner ved brudd på retningslinjer. • Tilpasse kommunikasjonskanalene. • Åpne for toveiskommunikasjon på informasjonsplattformen. • Effektivisere informasjonsplattformen. • Fokusere på fremtidens effektive kommunikasjonskanaler.